「事件」多発!初・他社様との取引 #8インターンブログ

皆さん、こんにちは。
コミュニケーション・プロデュース部インターン生の伊東七彩です。

年末年始はどのように過ごしましたか?
私は友達と電話をしながら年を越す予定だったのですが…

20:30から5:00までガッツリ寝てしもうた/(^o^)\

ちょっと仮眠~とアラームをつけたのに…1回も起きずに爆睡でした。
日の出前に目覚めたので、小高い場所にある母校で初日の出を拝んできました!
きれい~とはしゃげばお腹が空く。

そのまま友達と朝ラー🍜(朝からラーメンを食べるのは私の地元・藤枝では定番!)
なんか足りなくね?と朝マック🍔

どっちもペロリと食べたら
「お雑煮食べてく?」と友達のお家でごちそうに💞

1日の朝から胃をいじめすぎました。
その後、何も食べられないくらいの満腹で苦しみました…。

そんな私の2021年元旦の話はさておき…
じゃん!
実はこれ、私が作りました~✌

このパッケージが出来上がるまで毎日ヒ~(T_T)という感じでした。

今回はそんな初・他社様との取引をまとめました!
最後までお付き合いください(^^♪

目次

  1. 始まりは突然に…
  2. 初めての社外の方とのやり取り
  3. 収入印紙事件
  4. ビジネスとしての表現と自分の気持ちとのギャップ

始まりは突然に…

2020年11月16日に個包装サプリメントのWoman SelectionとPROTECT PACK2020が発売されました。
(このPR写真も私が撮影しました!)

新商品の発売を三週間後に控えた2020年10月下旬に
「サンプルとして個包装サプリメントをセットできるパッケージがあるといいよね~」
と、何気なく言う部長の小川さん👓

いいですねぇ!色々と使えそう!と部署内でワイワイ話していると…

「ってことで伊東さんにお願いしたい!」

まじっすか!!
めっちゃ面白そうな案件をやらせていただけるんですか!!ひゃっほ~う!

大きな案件をワクワクで引き受けました。

👩「ちなみに、いつごろまでに必要ですか?」
👓「11月16日には欲しいね!」

ん…?今は10月下旬で…16日まであと3週間…
まじかよ!!!!!!!!

こんな流れで超急ぎのパッケージ作成案件がスタートしました。

初めての社外の方とのやり取り

まずはパッケージ会社を調べて、見積してもらわなきゃ…
ということで合計15社くらいに連絡を取りました!
実際にお返事をいただいた会社は10社ほど。

「納期が厳しいので今回はちょっと…」
「具体的な仕様はお決まりですか?」
「サプリメントの見本を送ってもらえますか?」

など各会社によって対応が様々で興味深かったです。

中には「個包装サプリメントの大きさでサンプルを作りました!」とすぐにパッケージのサンプルを送ってくれた会社も!

見積のためのヒアリングの電話もバンバンかかってくるので、電話研修を終えたばかりの私にとって良い実践となりました!(電話研修の話はこちらのブログから)

メールのやり取りもまあ多いこと…
ビジネスメール自体よく分からないのでその都度調べて、書いて、送って…を繰り返していたので効率が悪い。
一体1件のメールに何分もの時間をかけていたのだろう…🤔⚡

収入印紙事件

とても魅力的なパッケージ会社さんと出会うことができ、一緒にお仕事をすることに決定!
商品本体の色をしっかり確認したい、ということで商品をパッケージ会社さんに送ることに。

封筒に入れ、重さを量り、切手を貼り、ポストへ投函

何のことのないいつもの作業。
ただとんでもないミスを犯していたのです…
この時の私まだは何も知らなかったのです。

次の日、私のデスクに投函したはずの封筒が。
ええ~何で~!?

封筒についていたメッセージには「200円不足」

ちゃんと重さはかって、対応している料金分の切手を貼ったのにな~
おかしいな~と思いながらもう200円を貼り、再投函。

後日パッケージ会社さんから「届かないです~」と連絡があり、どこかで行方不明になっちゃったのかな…もう一度送ろうと思っていた矢先

また封筒が戻ってきたのです。

はあ!?何で!?何事!?
そりゃパッケージ会社さんの所に届かないわけだ!だってここにあるんだもん!!

次に封筒についていたメッセージは
「収入印紙は切手として使用できません」
しゅうにゅういんし…?ナニソレ。

よーく見ると200円切手だと思っていた物には「収入印紙」の文字が。

そんなん知らんかった(T_T)
それなら、何なん収入印紙って…
切手として使えないなら何で切手と同じ形で作ってるん!??!?

無知な私による事件でした(笑)
部長にめちゃくちゃ笑われました。

他にも、
・急にデザイン変更になった
・デザイン入稿締切日に間に合わなかった
・サンプルパッケージを受け取ったらイメージと違った
などなどたくさんの事件が。

「何か事件が起こるとは思ったけどまさかここまでとはね~」
と部長に言われました( ̄ー ̄)ニヤリ

ビジネスとしての表現と自分の気持ちとのギャップ

初・他社様との取引ということで学ぶことが多く、とても貴重な経験になりました。

私が特に悩んだのは「ビジネスとしての表現と自分の気持ちとのギャップ」

スキップして社内一周できるほどめっちゃ嬉しい😊!
地面にめり込んでしまいたくなるほど申し訳ない😢

という感情もメールや電話では淡々と伝えるだけ…
もう少し気持ちの部分を上手く伝えることができないものかと悩みました。

”メールや電話は、伝えるべき事項は淡々と、それ以外は人間味を出していくと良いと思います。
お取引先は「会社 対 会社」でも、中身は「人間 対 人間」なので、相手に合わせたコミュニケーションが出来ると「できるビジネスパーソン」になれます。”

教育係の祐也さん🐱からのこのアドバイスを元に、電話での世間話や郵送する際に同封するお手紙などにちょっぴり私の素直な気持ちを添えました。

相手が心地いいと思える距離感の掴み方はとても難しいです。
それを常に考え、相手のことを思うことこそより良いコミュニケーションに繋がるんだと改めて感じました。

自分が理想とするビジネスパーソンまでの道のりは遠いですが、毎日経験値を積み、少しずつ前に進んでいる実感があるのでこれからも頑張ります~!

最後まで読んでくださりありがとうございます(^^♪
次回もお楽しみに!

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